おそらく、あなたは委託契約書の電子化を検討しているのではないでしょうか？
平成１７年４月１日にe-文書法という法律が施行され、委託契約書の作成や保存が書面だけでなく、電子化することも可能となりました。
この記事を読んでいるあなたは、電子契約書のメリットや「電子契約書を導入する価値が本当にあるの？」と気になっていませんか？
この記事では、電子契約書を導入するメリットについて、もて余すことなく解説していますので、ぜひ参考にしてください。
Contents
電子契約書のメリットは？
電子契約書を使えば、パソコンでwordやexelなどを使って契約書を作成し、また、その作成した契約書をweb上で送受信したり、契約をweb上で締結することができます。
また、過去の保存している契約書をスキャナーで読み取り、PDF化して保管することも可能です。
具体的なメリットは次の３つです。
コストの削減
電子化するメリットの１つはやはり、コストの削減です。
まず、電子契約書は印紙税が不課税になります。電子取引を行った場合は印紙税法上の「文書」には該当しないからです。
他にも、紙代、印刷代、郵送費、保管コストも大幅に削減できます。
また、紙の契約書の発送がなくなると、事務作業が軽減できるので、結果的に人件費も削減できます。
業務の削減・効率化
前述のとおり、事務作業が削減されます。
具体的には印刷、製本、切手、封入、発送作業、書類の保管作業などが削減されることになります。
また、委託契約書を電子化すれば、業務が効率化します。
例えば、契約書の検索や閲覧などが簡単になりますし、電子契約書ならweb上ですぐに送信することができます。契約書なら郵送や返送に時間と手間がかかりますよね。
適切な管理でリスクの軽減
委託契約書や許可証、マニフェストを電子化すれば、文書間の整合性を自動的にチェックできるようになります。
例えば、委託内容が産廃業者の許可証に記載されている許可範囲に該当するかどうか自動的にチェックできます。
また、電子データとして保存すれば、契約内容、契約期間、許可証の有効期限などが簡単に管理できるようになるので、人為的なミスを防ぐことができます。
保存している紙マニフェストは電子化できない
よく勘違いされているのは、保管してある紙マニフェストを電子化するというものです。
すでに保管している紙マニフェストはスキャンなどをして電子化することはできません。
紙マニフェストは紙のまま、処理完了後５年間は保存しなければなりません。
そもそも電子マニフェストというのは公益財団法人日本産業廃棄物処理振興センターが運用するJWネットと呼ばれるシステム内（情報処理センター）で保管されます。
電子マニフェストの場合は自分で保存する義務はありません。
もし、紙マニフェストをスキャンなどをして電子化すると、廃棄物処理法違反になるので、注意が必要です。
電子マニフェストはこちらの産業廃棄物｜５分で理解できる電子マニフェストのメリットとデメリット で詳しくかいせつしていますので、ご興味のある方は一読ください。
電子化できる他の書面はあるの？
電子化できる廃棄物処理法上の書面には以下のものがあります。
・帳簿の作成、保存
・収集運搬車両に備え付ける必要のある許可証などの書面
・産業廃棄物の委託契約書および添付書類の作成、保存
・産業廃棄物の再委託による排出事業者の再委託承諾書
・再委託をする際に、再受託者に引き渡すことになる再委託契約書
最後に
いかがでしたか？
この記事では、委託契約書を電子化すれば、コストの削減、業務の効率化、適切な管理が可能になるということを解説しました。
さらには、自社の取り巻く状況によっては大きなメリットが期待できます。
例えば、自社が積極的に新規の顧客開拓をしている場合はどうでしょうか？
顧客が今すぐに契約してほしいという場合、紙の契約書ではやはり数日かかってしまいますし、新規の顧客を見逃してしまうことになりかねません。
しかし、契約書を電子化すれば早ければ、１時間でも契約ができてしまいます。
また、フランチャイズで顧客の店舗が１００か所などある場合や委託先・契約先の会社が多い場合はどうでしょうか？
紙のままだと、管理がものすごく大変ですよね。
電子化すれば、それぞれの契約内容がネットワーク上で管理でき、場所・時間に制限されません。
委託契約書を電子化するかどうかは、自社の状況や取引先の状況をよく検討することも必要です。
